Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest operator serwisu Fakturofon; pełne dane identyfikacyjne i adresowe zostaną uzupełnione przed publikacją. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@fakturofon.pl.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych pisz na powyższy adres.

2. Jakie dane zbieramy

• adres e-mail (konto i logowanie),
• NIP, nazwę firmy i adres prowadzenia działalności,
• treść wystawianych faktur (dane nabywców, pozycje, kwoty, daty),
• transkrypcje nagrań głosowych — wyłącznie na czas utworzenia faktury (patrz pkt 5).

3. Podstawa prawna przetwarzania

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy (świadczenie usługi Fakturofon),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (przepisy podatkowe, w tym obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF).

4. Komu przekazujemy dane

• Ministerstwo Finansów (KSeF) — wysyłka faktur ustrukturyzowanych,
• Hetzner Online GmbH (Niemcy, UE) — hosting infrastruktury,
• Supabase — baza danych i uwierzytelnianie; dane przechowujemy w regionie UE (Frankfurt), przy czym dostawca korzysta z własnych poddostawców, w tym mających siedzibę w USA,
• Anthropic (USA) — przetwarzanie transkrypcji w celu odczytania danych faktury; transfer na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• Stripe — obsługa płatności za subskrypcję; dostawca korzysta z własnych poddostawców.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie na podstawie instrumentów przewidzianych w rozdziale V RODO. Aktualną listę poddostawców udostępniamy na żądanie wysłane na adres kontaktowy.

5. Jak długo przechowujemy dane

• dane faktur — 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami prawa podatkowego,
• transkrypcje nagrań głosowych — usuwane niezwłocznie po utworzeniu faktury; samych nagrań audio nie przechowujemy,
• dane konta — do usunięcia konta, z zastrzeżeniem powyższego.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych — z zastrzeżeniem opisanym niżej,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — faktury wydajemy w formacie XML FA(3), czyli powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Prawo do usunięcia danych faktur jest ograniczone w okresie 5-letniej retencji wynikającej z prawa podatkowego — w tym czasie nie możemy ich usunąć nawet na Twój wniosek (art. 17 ust. 3 lit. b RODO).

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Odczytanie danych faktury przez model AI jest wyłącznie propozycją — fakturę wystawiasz dopiero Ty, zatwierdzając te dane na ekranie przeglądu.

7. Cookies

Używamy wyłącznie cookies niezbędnych do działania usługi (sesja logowania). Nie stosujemy cookies marketingowych ani analitycznych.